일반용역 과업지시서

1. 과업개요

가. 과업명

❍ 제25회 국제방재협력세미나 행사 운영

나. 과업의 배경 및 목적

❍ 국제방재협력세미나는 국제기구 및 해외전문가가 참석하는 국제행사로 연구원이 2001년부터 매년 추진 중이며,

❍ 다수의 해외 연사 초청, 국제기구 및 국외 정부 관계자 참여, 동시통역 및 국제의전 등 복합적이고 전문적인 행사 운영 요소를 포함하는 사업임

❍ 또한, 재난관리 정책 및 기술을 국제적 흐름에 부응하고, 글로벌 동향 파악 및 상호 연계를 위한 체계적인 국제행사 운영 기반 마련 필요

❍ 따라서, 국제행사 운영 경험 및 행사 돌발상황에 대한 유연한 대응 역량을 갖춘 전문 용역 수행체계 필요

다. 행사 개요

❍ (행사일정)  2026.9.3.(목) ~ 9.4.(금) 예정 / 부산 벡스코 제1전시장 및 문화체험

❍ (행사규모) 참석자 120명 정도 예상

❍ (참여국가) 한국, 일본, 대만 등 예정

※ 대한민국 안전산업박람회(‘26.9.2.∼9.4.) 연계 추진, 참석국은 발표자 일정에 따라 변동 가능

라. 과업 수행기간

❍ 본 과업의 수행기간은 계약 체결일로부터 2026.9.30.(수)까지

마. 과업의 범위 및 내용

❍ 국제방재협력세미나 운영에 필요한 기획, 준비, 운영, 행사이후 관련 제반사항 등 일련의 행사 모두 포함

※ 제반여건에 따라 행사일정 등을 발주처와 용역 수행자 간에 협의하여 변경할 수 있음

2. 과업의 세부 수행내용

구 분	과업 내용
행사 기획	◦ 행사 기획 및 운영 전반에 필요한 사항이 담긴 수행 계획(안) 작성 - 기획 방향, 행사장 배치도, 인력 및 자원 활용 계획, 예산 관리 방안, 일정 관리 계획, 홍보 및 제작물 관련 사항, 시나리오, 체크리스트, 비상상황 대응 매뉴얼 등 ◦ 행사 준비를 위한 사전 세부계획 수립 - 행사장 구성 및 운영, 참가자 등록, 행사준비 단계별 계획, 행사 준비사항 등 - 홍보, 행사책자 제작·인쇄, 기념품 등 ◦ 행사장 통신, 음향 및 조명 협의에 관한 사항 ◦ 행사 시나리오별 LED 화면전환 계획 등 영상업무에 관한 사항
행사 준비	◦ 행사전문 아나운서, 전문 통역사 섭외 ※ 섭외시 발주처 협의 ◦ VIP, 발표자 문의 접수·대응 및 관리, VIP 대기실 및 행사장 전반 관리 ◦ 통역 부스(한영채널/2인1조) 설치 및 운영 ◦ 무대 및 좌석 등 행사장 환경 조성·관리(인터넷 환경, 무선 마이크 등) ◦ 기타 행사 운영 등에 필요한 물품 제작 및 임차 - 사무용품, 상비약, 단상(단체사진용) 등 ◦ 행사장 사전 실측 필수 진행 후 행사장 동선, 배치 형태별 좌석 수(연회식, 강의식), 로비 규모 파악 ◦ 천재지변 및 전염병 확산 등을 고려한 안전종합계획 마련, 응급 환자 발생시 대처 방안 수립 ◦ 행사장 내 모든 설치물은 안전상 문제가 없도록 설치, 행사 기간 발생 가능한 안전사고 대비 비상 연락망 등이 포함된 계획 수립 ◦ 현장 인력(용역사 섭외 및 관리하는 모든 인력) 대상 사전 교육 실시 ◦ 국내·외 초청자 의전(공항-숙소 왕복 및 숙소-행사장 픽업 등 연사 일정에 따른 의전)
발표자 초청 제반	◦ 행사 발표자 초청 지원 ※ 국내·외 초청대상은 발주처가 선정 및 섭외하며 초청 인원은 변경될 수 있음 ◦ 국내·외 발표자 수당 지급(국가공무원인재개발원 ‘강사의 수당 등의 지급기준’ 준용) ※ 「개인정보 보호법」 제15조제1항제4조에 근거하여 초청자의 개인정보 철저히 관리 필요 ◦ 국내·외 전문가 및 발표자 왕복 교통편, 숙식 제공 ◦ 국내·외 발표자 교통편, 비자 발급 관련 안내 및 지원
운영인력 관리	◦ 행사 인력배치 계획 수립 - 총괄 업무분담 및 일정표, 일정별 체크리스트 ◦ 전문 사진 및 동영상 촬영 인력 배치 ◦ 행사 전·후 설치 및 장내 정리 인력 ◦ 행사장 안내 및 진행요원 구성 ◦ 국내·외 초청자 의전 담당자 통솔 및 관리

행사 운영	◦ 행사 전문 사회자 및 통역사 운영 섭외 등 전반 관리 ◦ 행사장 LED 스크린 운용 및 총괄 관리 - 카메라 및 영상, 스크린 등 음향과 씽크하여 안정적으로 송출 및 녹화 ◦ 영상, 음향, 조명, 무대, 영상송출, 촬영 장비 및 인력 운영 관리 ※ 카메라 운영시 메인 감독 1인 포함 ◦ 방문객 문의 사항 응대 및 주요 내빈 의전 지원(공항 픽업 등 3박 4일 일정 예정) ◦ 만찬·차담회·다과·음료 케이터링 운영 및 관리 ◦ 행사 전 발표자의 발표자료 수집·관리 ◦ 등록대 운영 등 행사 준비 및 진행 ◦ 기타 행사 운영에 필요한 사항 및 위급상황 발생 시 대처 및 문제 해결 ◦ 행사 당일 2시간 전까지 행사장비 설치 완료 및 발주처와 사전 리허설 필수 진행 ◦ 그 외 발주처가 지정한 업무에 관한 사항
회의장 구성	◦ 기자재(노트북, 멀티탭, 프린터 등) 시설 구성 ◦ 사무용품(국내·외연사 필기도구 등) 준비 ◦ 회의장 현수막 및 X-배너, 안내판 등 설치 ◦ 명패 세팅, 행사 프로그램 인쇄물 배부 등 행사장 준비 ◦ 동시통역(한국어/영어 채널)을 위한 리시버 및 통역시스템 준비
콘텐츠 제작 및 관리	◦ E-자료집 및 행사기념품 제작 - 품목 및 단가는 추후 협의 후 결정 ※ 발표자 및 VIP는 별도 구성 ◦ 현수막 및 안내판 제작 - 내·외부 현수막, 세로 현수막, X-배너, 안내판, 포디움 포맥스 등 ◦ 웹포스터 및 홈페이지 배너 등 홍보물 제작 ◦ 프로그램 인쇄물 제작 ◦ 발표자 및 관계자 명패 등 제작 ◦ 행사진행 전반에 관한 사진촬영 - 전문 사진촬영 인력 배치 - 행사 환경 조성을 위한 사전준비 작업 및 단체 기념사진 포함 ◦ 행사 녹화영상 촬영·편집 및 사후 홍보동영상(5분 내외) 제작 ◦ 발표자료, 촬영사진, 행사 음악 관리
다과 및 만찬	◦ 행사장 내·외 쿠키, 다과 및 커피, 생수 등 식음료 2회 케이터링 ◦ 차담회실 다과 및 음료 별도 운영 ◦ 내빈 및 참석인원이 수용 가능한 장소 섭외 및 만찬 준비 ※ 만찬 일시와 참석인원은 행사 상황에 따라 변동 가능
비상계획	◦ IT보안, 방재·소방·전기·가스·의료·식음료 안전 등 비상대비계획 수립 ◦ 행사장 안전관리 및 사고대책 수립 - 안전점검, 도난, 화재, 분실, 인명사고 등에 대한 책임보험 가입 등 종합적 안전대책 수립 ◦ 기타 비상계획과 관련된 제반 업무

필드트립 (Field Trip)	◦ 문화투어 일정에 따라 운행차량 섭외 및 관리 ※ 문화투어 참여자는 국내·외연사 및 관계자에 한함(약 10명 내외 예정) ◦ 운행차량은 여객자동차운수사업법 및 관련 법규에서 정한 기준에 결격이 없어야 함 - 자동차등록증 사본, 차량보험등 관계 증빙서류 확보 - 차량 탑승자 전원 및 관련자의 종합보험 가입 및 보험가입증명서 확보 필수 ◦ 운행중 고장 등으로 수송할 수 없는 상황 발생 대비 ◦ 운행차량 정비 및 청결상태 유지 ◦ 운전자 및 인솔 책임자 인력 관리 ◦ 문화투어(Field Trip) 관련 제반 업무
사후 관리	◦ 경비(전문 사회자, 통역, 발표수당 등) 기타 부대비용 등 행정 처리 ◦ 발주처가 지정한 영상제작 및 편집에 관한 사항 ◦ 과업종료 14일 전까지 최종 행사 운영 결과보고서 제출 - 계획서 내용에 대한 수행여부 등 행사 결과 정리 - 행사 추진 관련 사진, 각종 인쇄물 및 홍보물 원본파일 일체 - 영상 원본(풀버전, 발표별, 편집본 등) 파일 등으로 제출 - 현장 답사, 행사전 세팅, 행사 당일을 포함한 행사 사진(파일) 제출

❍ 기타 사항

가. 행사 기획 및 연출

- 행사 참석자 대상으로 홍보효과를 높일 수 있고, 초청 내빈을 감안하여 격조있는 행사가 되도록 기획·연출

※ 행사 전문 사회자 섭외·관리 및 매끄러운 진행을 위한 사전 시나리오 제공

- 전산실, 통신실, 음향실, 시설팀 등과 업무협의 후 행사에 차질이 없도록 준비  ※ 행사기획 시 발주처와 협의하여 현장답사 1회 실시

- 영상촬영 시나리오 및 리허설에 관한 사항은 발주처와 사전 협의

- 행사 당일 행사운영 총괄 담당자 및 케이터링 관리 담당자 지정

- LED 운영, 조명관리, 무대동선 등 발주처와 사전 협의된 과업 수행

- 행사 기념 촬영, 진행사항 기록(사진, 영상 촬영) 및 기타 행사와 관련된 세부 업무 지원

- 상기 명시되지 않은 사항은 발주처 담당자와 협의를 통해 결정

나. 영상 시스템 관리

- 영상촬영은 사전 협의된 장비를 사용하며, 관리·감독자 지정

- 본 행사에 사용될 발표자료 등은 원활한 행사 진행을 위해 철저히 준비

※ 발표자료 등의 기초자료는 발주처에서 제공

- 음향은 행사장소의 음향팀과 협의하여 음향시스템을 사용하되, 계획된 내용을 차질없이 진행할 수 있도록 준비

- 발주처가 요구하는 발표자 소개 및 자막처리에 관한 디자인을 사전에 제작하여야 함

- 행사 영상을 촬영하고 이를 발주처에서 요구하는 편집본으로 제출

- 제작 완료한 후 발주기관이 결과 내용이 불완전하다고 판단하였을 경우에는 상호협의를 거쳐 이를 최종 수정·보완하여야 함

- 본 과업 완료 후라도 동 업무와 관련된 사항에 대하여 재검토, 보완 등이 필요할 때는 과업수행자로서의 의무를 다하여야 함

다. 홍보물 디자인 및 행사물품 디자인

- 행사에 사용될 모든 제작물(발표자료집, 기념품, X배너, 현수막, 포디움 포맥스, 내빈 및 참석자 명패 등)은 발주처와 사전 협의 후 제작(규경, 수량 디자인 등)

- 제작물품 등은 발주처와 사전협의 후 행사 전날까지 설치

- 세미나 포스터, 홈페이지 배너 등의 디자인은 발주처와 사전협의 후 제작·제출

라. 기타 사항

- 행사 장소는 발주기관에서 확보하고, 용역기관에서는 지정된 행사 장소에 무대연출을 실시 및 행사 종료 후 원상복구(철거)하여야 함

- 국내외 발표자의 교통편, 숙식, 이동, 일정 관리를 하여야 함

- 국내·외 발표자에 대한 강의료를 지급하고, 지급 내역(온라인 송금 등)을 발주처에게 제출하여야 함

3. 과업 수행 예정 공정표

과 업 내 용	과업기간(26.9.30.까지)								비고
	~6.30.		~9.2.		9.3~4.		~9.30.
1. 행사 기획
2. 행사 준비
3. 행사 운영
4. 행사 종료 후

4. 성과 납품 목록

❍ 최종 결과보고서 1부(PDF 및 한글파일)

- 사업개요, 계획서 내용에 대한 수행여부, 행사 사진, 프로그램 자료, 제작물들의 디자인 원본, 제작물품 등이 포함된 행사 전반 일체 자료 포함

❍ 행사 당일 영상 및 발주처와 협의된 영상물(전자파일)

❍ 행사 전 세팅, 행사 운영 등 관련 제반사항 원본사진 일체(전자파일)

❍ 기타 감독관이 요구하는 자료

5. 기타 유의사항

가. 과업 수행 일반지침

❍ 용역수행기관은 과업지시서에 따라 과업이 완료될 수 있도록 하여야 하며, 과업수행방법 및 세부일정 등에 대하여 사전에 국립재난안전연구원과 협의한 후 수행하여야 한다.

❍ 용역수행기관은 수시로 국립재난안전연구원에 과업 추진경과를 보고하고 필요한 사항을 협의해야 하며, 국립재난안전연구원은 필요한 경우 용역 추진상황에 대해 수시로 점검할 수 있다.

❍ 용역수행에 필요한 인·허가 사항 및 자격증 등 관련서류는 착수계 제출시 반드시 포함하여 사전 제출해 승인을 얻어야 하며 문제 발생시 모든 민ㆍ형사상의 법적 책임을 진다.

❍ 용역수행기관으로 선정된 경우 국립재난안전연구원 보안규정을 준수하고 모든 용역 참여자는 보안각서를 제출하여야 하며, 본 용역에 관한 일체의 사항을 국립재난안전연구원 허가 없이 외부에 누설하여서는 아니 된다.

❍ 특히, 과업이 완수되기 이전까지 과업진행 내용 및 결과물이 외부에 유출되지 않도록 보안관리 책임자를 임명하여 관리하여야 한다.

❍ 용역사업과 관련하여 부정당업자 제재대상 누출금지정보를 누출 시 국가계약법 시행령 제76조에 의거하여 부정당업자의 입찰참가자격을 제한한다.

❍ 2개 이상의 기관이 하나의 용역을 수행하는 경우 컨소시움을 구성할 수 있으며 국립재난안전연구원과 용역수행기관간의 업무 협조는 한 기관으로 단순하고 통일된 방식이어야 한다.

❍ 하도급은 국립재난안전연구원이 승인한 경우에 한한다.

❍ 컨소시움을 구성하는 경우 구성원은 계약상의 용역의무이행(사업추진, 품질보증 등)에 대해 연대하여 책임을 진다.

❍ 용역수행기관은 용역결과에 대한 국립재난안전연구원의 추가 검토 및 보완요구에 대해 이를 수용하여야 하며, 용역완료 이후에도 본 용역결과와 관련된 자료 요구가 있을 경우에는 이에 성실히 응하여야 한다.

❍ 사업수행 과정에서 취득 또는 작성하는 성과품 및 산출물 일체에 대한 지식재산권은 국립재난안전연구원과 제안사(계약상대자)가 공동으로 소유함을 원칙으로 하며, 별도의 정함이 없는 한 지분은 균등한 것으로 한다. 다만, 개발의 기여도 및 계약목적물의 특수성(보안, 영업비밀 등)을 고려하여 계약당사자간의 협의를 통해 지식재산권 귀속주체 등에 대해 공동소유와 달리 정할 수 있으며, 지식재산권의 타용도 및 상업적 활용시 반드시 국립재난안전연구원과 협의하여야 한다.

❍ 본 사업 이전에 제안사(계약상대자)가 자체적으로 보유한 지식 자산(본 사업과 관련된 경우에 한함)의 경우에는 “발주기관”에 사용권이 부여되며, 지식재산권과 관련하여 정하지 않은 세부사항은 용역계약일반조건(재정경제부 계약예규) 제56조(계약목적물의 지식재산권 귀속 등)에 따른다.

❍ 제안사(계약상대자)는 계약을 수행함에 있어 제3자의 지식재산권, 산업재산권, 저작권 또는 재산 및 기타 일체의 피해가 발생되지 않도록 유의하여야 하며, 이의 위반으로 사업기간 또는 사업 종료 이후라도 문제가 발생되는 경우 일체의 책임을 지며, “발주기관”을 상대로 손해배상 청구소송이 제기되는 경우에는 피해자 측에 합의 배상하여야 한다.

❍ 국립재난안전연구원은 과업수행에 있어 부적당하다고 판단하거나 태만하다고 인정되는 용역 참여자에 대해 교체를 요구할 수 있으며, 이 경우 용역수행기관은 해당 참여자를 즉시 교체하여야 한다.

❍ 용역수행기관은 용역 수행 참여자를 임의로 교체할 수 없으며, 불가피한 사유가 발생하였을 때는 변경 신청을 하고 국립재난안전연구원의 허가를 얻어야 한다.

❍ 국립재난안전연구원의 요구에 의하여 과업이 변경될 경우와 용역수행기관이 합의에 의하여 과업이 변경될 경우에는 설계변경 할 수 있다.

❍ 용역수행에 필요한 과업의 추가 조치사항이 있을 시에는 국립재난안전연구원과 상호 협의하여 변경할 수 있다.

❍ 과업의 항목 및 주요 내용의 누락 또는 불분명한 경우 국립재난안전연구원과 용역수행기관이 협의하여 조정하여야 한다.

❍ 용역수행기관이 선금을 신청하여 지급 받은 경우에는 선금정산내역서를 제출하고 계약종료일 이전에 선금에 대한 연구비 정산을 완료하여야 한다.

❍ 본 용역 수행관리 책임자는 행사 당일 타 공연 및 행사를 겸할 수 없다.

❍ 행사 진행 중단 및 용역 수행자 측의 실수로 행사 진행상 문제가 발생하지 않도록 철저히 준비하고 상기 문제 발생시 모든 책임은 용역 수행자 측이 부담한다. 이 경우 발주처는 용역 대금 감액 등 재산정 등의 요구를 할 수 있으며 용역 수행자는 해당 요구에 반드시 응하여야 한다.

❍ 행사 도중 음향·영상 사고 등 행사 품격을 손상시키는 지대한 문제가 발생할 경우 과업 수행업체가 모든 책임을 부담하여야 한다.

❍ 기타 부수적인 내용은 협의할 수 있다.

나. 수행단계별 진행사항 보고

❍ 용역수행기관은 용역 계약체결 후 10일 이내에 사업수행 계획서, 수행 책임자를 포함한 투입인력 전원의 이력서, 서약서, 용역비 산출내역서 등이 포함된 착수계 등 행정상 필요한 서류를 제출하여야 한다.

❍ 용역수행기관은 용역수행 단계별로 착수보고회(계약 후 30일 이내)를 실시하여야 한다. 보고회는 국립재난안전연구원이 지정한 장소에서 모든 관련 부서 및 기관의 담당자가 참석하여 실시할 수 있다.

❍ 용역 수행기관은 용역 완료 시 완료계를 발주처에 제출하여야 한다.

다. 과업에 대한 안전 및 보건 대책

❍ 용역수행기관은 산업재해 예방을 위해 세심한 주의와 의무를 다해야 하며, 중대재해처벌법, 산업안전보건법, 연구실 안전환경 조성에 관한 법률 등 관련 법령을 이해하고 관련 법령 불이행 시 모든 책임을 져야 한다.

❍ 용역수행기관은 안전 및 보건에 대한 정·부 책임자를 지명하여 관리하도록 하여야 하며, 산업재해 예방 및 안전한 작업환경 조성을 위해 제안서 제출시 본 용역에 대한 안전보건 계획을 수립 후 제출하고 용역 참여자에 대한 안전 및 보건 대책을 마련하여야 한다.

❍ 용역수행기관은 제출된 안전보건계획에 대한 평가를 통해 미비한 부분은 대책 마련 및 개선을 해야 한다.

❍ 용역 수행기관은 산업재해가 발생한 경우 즉시 감독관에게 이 사실을 알리고 필요한 조치를 하여야 한다.

❍ 용역수행기관은 용역사업 참여자가 산업재해가 발생할 수 있는 작업 장소에 접근하고자 할 경우 관련 주의사항을 알려주고, 재해 발생시 빠른 조치가 이루어질 수 있도록 관리해야 한다.

❍ 용역수행기관은 기타 안전 및 보건에 관련된 사항은 중대재해처벌법 등 관련 법령에서 정하는 바에 따라 과업을 수행하여야 하며, 용역의 특수성 등으로 인하여 과업 수행상 별도의 안전 및 보건관리 등이 필요한 경우는 이를 준수하여야 한다.

라. 손해 배상

❍ 과업 수행 중 발생하는 사건 및 사고에 과업 수행업체의 귀책사유가 있는 경우 민·형사상의 책임을 진다. 다만, 과업 수행업체의 귀책사유가 없음을 객관적으로 입증하는 경우에는 그러하지 아니하다.

❍ 과업 수행업체의 귀책사유로 제3자가 발주처에게 손해배상을 청구한 경우, 과업 수행업체는 이에 대한 모든 비용과 책임을 부담하여야 한다.

❍ 과업 수행업체의 중대한 과실이나 사회적 통념에 어긋나는 행위로 본 행사의 목적을 저해하거나 발주처의 명예를 훼손한 경우 그에 따른 손해를 배상하여야 한다.

마. 과업 수행 기타사항

❍ 기 조사된 자료는 최근의 것을 사용하되 신뢰할 수 있는 공공기관 및 연구기관의 각종 자료를 사용할 수 있으며, 사용할 때에는 출처를 명시하여야 한다.

참고		국제방재협력세미나 프로그램(안)

□ 세미나(9.3.) 프로그램(안)

시 간		내 용	비고
13:00∼13:20	20‘	환담 및 차담회
13:20∼13:30	10‘	세미나 등록
13:30∼13:50	20‘	개회식 추도묵념 개 회 사: 국립재난안전연구원장 축 사: 미정	前 차관급 섭외 예정
13:50~14:00	10‘	기념촬영
14:00∼15:00	60’	주제발표(Ⅰ) - -	학‧연 기관 대상 섭외 ※ 20분 발표, 10분 질의응답
15:00~15:20	20‘	휴식 시간
15:20~16:50	90’	주제발표(Ⅱ) - - -	학‧연 기관 대상 섭외 ※ 20분 발표, 10분 질의응답
16:50∼17:00	10‘	폐회식

□ 문화투어(9.4.) 프로그램(안)

시 간		내 용	비고
10:00∼10:30	30‘	숙소 집합 및 문화투어 장소 이동
10:30∼12:00	90‘	문화투어(1) 관람 단체사진 촬영
12:00∼13:00	60‘	점심식사 한식체험
13:00~15:00	120‘	문화투어(2) 이동 및 관람 단체사진 촬영
15:00~15:30	30‘	숙소 이동 및 해산